אם ניהול של פרויקטים בתחום הנדל"ן הוא עניין מורכב שמעורבים בו תקציבים גבוהים מאוד, הרי שניהול פרויקטים של נדל"ן מסוג תמ"א 38 מורכב אפילו יותר, שכן בנוסף להתנהלות הטכנית והכלכלית במהלך הבנייה עצמה, נדרש היזם לנהל באחריות גם את כל מה שקשור לבעלי הבתים בבניין המיועד לחידוש: החל משלב בחינת היתכנות הפרויקט וחתימת ההסכמים עם בעלי הבתים, דרך ניהול תהליך הבנייה ושיווק הדירות החדשות ועד מתן שירות לדיירים לאחר תום הבנייה.
בכל אחד מהשלבים, נדרשים יזמי התמ"א לנהל במקביל מספר רב של תהליכים ולהתנהל במקביל מול מספר רב של גורמים שונים ולכן האופן שבו הוא ינהל את הפרויקט, ישפיע באופן ישיר ומשמעותי על העלויות. פרויקט שיתנהל מההתחלה בצורה חכמה ויעילה ימנע בזבוז זמן מיותר, וזמן כידוע שווה כסף, בטח כאשר מדובר בפרויקטים של נדל"ן.
מה נדרש מיזם שמנהל פרויקט תמ"א?
כדי שהפרויקט יושלם בצורה הטובה ביותר ובפרק הזמן שהוקצב לו, נדרש היזם למשמעת ולמיומנויות בתחום התכנון, הארגון, הביצוע, ניהול המשאבים ויחסי האנוש.
באחד מהראיונות שנתן אנדרו סיריוס, אחד מיזמי הנדל"ן המצליחים ביותר בקנזס, הוא ציין שיש שלוש תכונות שאותן הוא רואה לעתים קרובות אצל מנהלי פרויקטים מצליחים של נדל"ן:
1. תקשורת טובה – מנהלי פרויקטים מוצלחים משתמשים ביעילות בפגישות, בדו"חות מצב ובמיילים, כדי לפתח רעיונות, לקבל החלטות ולפתור בעיות באופן דיפלומטי. הם מסוגלים להבין את השפה של העסקאות השונות, לקרוא את שפת הגוף ולזהות רמזים לא מילוליים.
2. יכולת הובלה – מנהל הפרויקט חייב להיות מסוגל להוביל את הצוות שלו בכיוון הנכון כדי להצליח. גם בתקופות של בלבול חייב מנהל הפרויקט להיות מסוגל לתאם את הדיסציפלינות השונות ולשמור שהפרויקט ימשיך לזוז בכיוון הנכון, ובמקביל לראות את התמונה הגדולה ולהיות מודע בכל עת למטרה הסופית. עליו לוודא גם שצוות הפרויקט עובד יחד למרות שלא פעם הוא מורכב מאנשים שמגיעים מחברות שונות, עם ניסיון בסוגי עסקאות שונים ומרקע שונה.
ניהול פרויקט נדל"ן הוא מאמץ צוותי, אבל הוא דורש מנהל פרויקט חזק שיוביל את הדרך.
3. יכולת ארגון – למנהלי פרויקטים בתחום הנדל"ן יש יכולת ארגון מעולה. בין אם מדובר בתקשורת דרך המיילים, תזמון פגישות ויכולת תיעדוף; מנהל הפרויקט צריך לפקח על הפרויקט מכל היבט. כל פרט בכל שלב של הפרויקט חייב להיות מטופל, וזה אפשרי רק באמצעות ארגון מוקפד וחכם.
לדבריו, ניהול הפרויקט הוא חצי אמנות וחצי מדע, וחשוב ביותר לבצע את העבודה בצורה יעילה ככל האפשר, שכן כל יום של עיכוב יגרור תשלום נוסף ומיותר של עלויות אחזקה, שכר לעובדים, שכר דירה לדיירים שפונו ועוד ועוד.
איך לחסוך כסף בניהול פרויקט נדל"ן מסוג תמ"א?
למרבה הצער, יש לא מעט יזמים וקבלני נדל"ן שמנסים לחסוך בעלויות ע"י חיסכון בחומרי גלם, אנשי מקצוע וכדומה – מה שכמובן אינו מומלץ ועלול רק לעשות נזק בטווח הרחוק. ה"טריק" הראשון לחיסכון בעלויות בניהול פרויקט מורכב כמו תמ"א 38, הוא הארגון – ככל שתעבדו בצורה מסודרת יותר לכל אורך הדרך, כך תייעלו את העבודה, תחסכו לעצמכם הוצאות מיותרות ותזכו ללקוחות מרוצים (שבהמשך ימליצו עליכם ללקוחות נוספים).
איך עושים את זה? הנה כמה טיפים אפקטיביים:
1. אל תחכו לסגירת החוזה על הפרויקט כדי להתחיל לתכנן אותו
כדי להשלים את הפרויקט בצורה הטובה והיעילה ביותר, אתם צריכים שיהיה לכם מושג כללי לגבי מה שאתם רוצים לעשות ולגבי כמה שזה יעלה, עוד לפני שאתם חותמים חוזה על הנכס. ואם כבר חתמתם על החוזה, עליכם לבצע בדיקת נאותות מקיפה כדי לוודא שאתם מבינים את כל מה שצריך לעשות (לפחות ככל האפשר).
2. צרו קשר אישי עם הדיירים
המאפיין הבולט ביותר של פרויקטים מסוג תמ"א לעומת פרויקטים נדל"ניים אחרים, הוא שבפרויקט תמ"א ההתנהלות הראשונה היא עם הדיירים שמתגוררים בנכס שאותו אתם רוצים לשפץ.
לכן, כדי שתהליך ניהול המו"מ המוקדם, תהליך העבודה עצמו ותהליך האחריות לאחר סיום הבניה יתנהלו בצורה האפקטיבית ביותר, חשוב מאוד לנהל בצורה מאורגנת והוגנת גם את ההיבט הזה.
כך למשל בצעו פעולות שיווקיות שונות שיגרמו לכם ליצור קשר אישי (ואנושי) עם הדיירים עוד לפני שהתחלתם לעבוד על הפרויקט, תעדו בתוכנת ה-CRM שלכם את כל ההצעות שנתתם להם ואת כל מה שהתחייבתם בפניהם ולארוך כל הדרך שמרו איתם על קשר והקפידו על שירות לקוחות מעולה.
זיכרו – הם הפקידו בידכם את הנכס הכי יקר שלהם ואם הם יהיו מרוצים, הם יהיו סוכני המכירות הכי טובים שתוכלו לקבל!
3. הכינו תוכנית עבודה מפורטת עד לפרט האחרון
אחרי שיש לכם תוכנית מסגרת, גשו להכין תוכנית עבודה מפורטת, שבה תחליטו מי יהיה אחראי על ביצוע כל אחת מהמשימות ובאיזה סדר. רוב הקבלנים שמנהלים פרויקטים של תמ"א 38 מפקחים מלמעלה על הפרויקט כולו, ולא מבצעים בעצמם עבודות כמו חשמל, אינסטלציה וכדומה. ולכן, הקפידו שתוכנית העבודה שלכם תתייחס ותפרט לא רק את ניהול המשימות של קבלני המשנה עצמם, אלא גם את ניהול המשימות של כל אחד מהספקים.
4. תזמנו את העבודות בחוכמה
כשתהיה בידכם תוכנית ניהול המשימות המפורטת של כל אחד מאנשי המקצוע, תוכלו לתזמן את השלבים בצורה הנכונה והיעילה ביותר. כך למשל אם אחת מהמשימות מתבצעת עם ציוד חשמלי, ייתכן שכדאי לכם לסיים קודם את עבודות החשמל כדי שלא תצטרכו לשכור גנרטור. מנגד, רוב המשימות יכולות להתבצע במקביל ואין צורך להתעכב בהמתנה שהמשימה הקודמת תסתיים.
כך למשל אתם יכולים לגזוז את העצים בזמן הצביעה של הבית ו/או יכולים להתקין את מערכת המיזוג בזמן העבודות על חדר המדרגות.
מה שחשוב הוא להגיע עם תוכנית פעולה מפורטת עוד לפני תחילת העבודה על הפרויקט, כדי שתוכלו מראש לתאם עם כל אחד מהספקים את זמני העבודה שלו ולא תיאלצו להמתין להם תוך כדי העבודה, מה שכאמור יבזבז לכם לא מעט כסף.
חשוב לציין כי בניהול פרויקטים של נדל"ן ובפרט בניהול פרויקטים של נדל"ן מסוג תמ"א 38, חשוב לקחת בחשבון גם עיכובים סבירים. נכון שבבחירת הספקים חשוב שתקפידו לבחור ספקים אמינים שעומדים בזמנים, אבל קחו בחשבון שגם הספקים המקצוענים ביותר יתקשו לתת לכם תאריך סיום מדויק. המציאות מלמדת שלרוב, הדברים לוקחים יותר זמן מהצפוי וכמעט תמיד תתקלו בבעיות לא צפויות ולכן, חשוב להכניס לתזמון הפרויקט גם "זמן פציעות".
5. אל תוותרו על מערכת CRM לניהול תמ"א
תוכנית עבודה וניהול משימות זה טוב, יפה וחשוב מאוד, אבל… כדי שתוכלו לוודא שהדברים מנוהלים בהתאם לתוכנית שלכם, חשוב מאוד שתהיה לכם מערכת CRM שמותאמת לניהול פרויקטים של נדל"ן מסוג תמ"א. מערכת כזו תאפשר לכם לרכז את כל הפרטים במקום אחד, להגדיר ולנהל את זמני המשימות ולעקוב אחר מה שנעשה ומה שעוד יש לעשות בכל רגע נתון. אין בזבוז כסף גדול ומיותר יותר מאשר תיקון של משהו קטן ש"נפל בין הכיסאות" וגיליתם אותו רק כשכבר עמדתם לקראת סיום.
בבחירת תוכנת ה-CRM, העדיפו תוכנה בעלת ממשק מוכר ופשוט לתפעול, כדוגמת מערכת ה-CRM מבית מייקרוסופט, Dynamics 365, שלא תגזול מכם זמן יקר על לימוד התוכנה והעבודה איתה.
6. בצעו צ'ק ליסט לפני התשלום לקבלן
לאחר שקבלן המשנה או הספק סיים את עבודתו, בצעו בעצמכם "בדיקת מערכות" לפני שאתם משלמים לו את מה שמגיע לו ואל תסתפקו שהודעה שלו שכל העבודה הסתיימה. הכוונה היא לא רק לשאול אותו אם סיים את כל המשימות שקשורות אליו, אלא ממש ללכת ולבדוק בעצמכם.
גם כאן תמצאו שמערכת ה-CRM יעילה מאוד, שכן בלחיצת כפתור אחת תוכלו להעלות מולכם את רשימת המשימות המפורטת של אותו ספק ולקחת אותה איתכם לאתר הבנייה כדי לוודא שהכל אכן הושלם – כל נורה, כל מתג, כל ברז, כל דלת וכדומה. האם חסרות ידיות לדלתות? האם מיזוג האוויר מקרר ומחמם כמו שצריך? האם הרצפות והפאנלים נוקו היטב אחרי הצביעה?
זה אולי יישמע לכם בזבוז זמן, אבל אם יש לכם רשימה מסודרת הבדיקה אמורה להיות מהירה ותחסוך לכם זמן וכסף שתאלצו להשקיע אם לא תעשו כך ותקבלו תלונות בשלב מאוחר יותר. אז, סביר להניח שהספק שכבר שילמתם לו, לא ממש ישוש לתקן את הדברים במהירות. זמן שווה כסף כבר אמרנו?
לסיכום,
ניהול פרויקט נדל"ן מסוג תמ"א 38 דורש התייחסות והתארגנות שונה מאשר פרויקטים אחרים של נדל"ן. ככל שתהיו מאורגנים יותר ותעבדו עם מערכת CRM שהותאמה במיוחד לצרכים שלכם, כך תייעלו את העבודה, תחסכו לעצמכם זמן וכסף ותגרמו לדיירים להיות מרוצים יותר, וזה בעצם סוד ההצלחה!
