אם אתם סוכני נדל"ן, סביר להניח שאתם אנשים עסוקים. ממש עסוקים. ביום אחד אמור סוכן הנדל"ן להספיק להיפגש עם כמה שיותר לקוחות, להתעדכן במידע מהותי אודות הנכסים שעומדים לרשותו, ללמוד, לטייב מידע ולארגן נתונים כדי למקסם פוטנציאל פעילות מול הלקוחות.
עוד לא אמרנו מילה על זה שמרבית סוכני הנדל"ן הם עצמאיים ולכן צריכים גם לדאוג בשוטף לכל ענייני הנהלת החשבונות, התשלומים והמיסים. במקביל למתווך הפרילנסר ישנם המשרדים הגדולים. קחו את כל הנתונים המצוינים לעיל והכפילו אותם בעשרות מתווכים ולקוחות. מה קיבלנו? סלט עצום של מידע, פעילויות, מטלות ומשימות שביחד צריכים להתחבר לכדי פוטנציאל עסקי שמממש את עצמו בשטח. אחרת זכות הקיום של המשרד או הסוכן הזה נעלמת, ומהר.
פעם, כדי לעזור למממש את הפוטנציאל הזה, היו צריכים המשרדים והסוכנים סוללות שלמות של מזכירות ועוזרים אישיים. כיום, במאה ה21, עומדים לרשותנו פתרונות חכמים מאין כמותם שמחליפים סוללות עובדים שלמות. מערכת ניהול נדל"ן נכונה תהיה לא רק חסכונית יותר אם כי גם יעילה הרבה יותר. כזו היא מערכת CRM (Customer Relationship Management) או בעברית מערכת ניהול קשרי לקוחות. איזו מערכת CRM מומלצת? ריכזנו עבורכם שלושה פרמטרים בסיסיים שכל מערכת CRM לנדל"ן חייבת להכיל.
סגמנטציה חכמה – מערכת ניהול לידים אפקטיבית
עבודת סוכן או מתווך הנדל"ן כוללת פניות יוצאות ונכנסות להמון אנשים. בתוך בליל המידע הזה קשה מאד לקבוע בזמן אמת ותוך כדי תנועה איזה ליד איכותי יותר ואיזה איכותי פחות, במיוחד כשיש לנו הרבה לידים. זה אולי ישמע דרמטי, אבל ההחלטה האם לדבר כרגע עם הלקוח הזה או לקוח אחר, יכולה להיות החלטה ששווה מיליונים.
אנו ניגשים לתעדף ולקבוע החלטות הרות גורל ברגעים של לחץ והעדר זמן שמערפלים את יכולת הריכוז ואת שיקול הדעת. מחקרים מראים לנו שהרבה פעמים יש לנו נטייה לפנות למי שיותר נעים לנו לדבר איתו ולא למי שהתקשורת איתו היא זו הנושאת את הפוטנציאל הגבוה ביותר.
מערכת ניהול לידים טובה תדע לנהל אותנו כך ששום ליד לא ייפול בין הכיסאות. סגמנטציה חכמה תדע לנתח את כלל הנתונים שקיימים במערכת אודות כל לקוח בנפרד ולהשוות את הנתונים בין הלקוחות באופן אובייקטיבי המבוסס על פרמטרים קבועים שהוגדרו מראש, לא בדוחק ולא בלחץ. עצם ההקלה בחוסר הצורך להחליט החלטות קשות לבדה מורידה הרבה לחץ ומכניסה קלילות וזרימה למהלך יומו של סוכן הנדל"ן.
Follow Up אוטומטי ותזכורות
עם יד על הלב, יצא לכם פעם למדוד כמה זמן מהיום שלכם הולך על טלפונים, תזכורות ללקוחות, זריקת מילה בWhatsApp כדי לשמור את הלקוח בלופ, תכנון מול עצמכם מתי בדיוק אתם עומדים לעשות כל אחת מהפעולות הללו? למי שהיה את האומץ למדוד, יודע. מדובר במספרים אסטרונומיים.
תעשו לעצמכם טובה ותורידו מעצמכם את העול הזה. מערכת CRM מותאמת לצרכי נדל"ן תעבוד עבורכם כמו מזכירה לכל דבר. היא תאפשר לכם לייצר תבניות מענה קבועות ללקוחות שמחפשים אתכם, דבר שיוריד מכם את הצורך להיענות בזמן אמת ויאפשר לכם לחזור ללקוחות בחלונות זמן קבועים ומסודרים. היא תיתן לכם התראות על תהליכים שהתחלתם ולא סיימתם. היא תזכיר לכם את כל מה שאתם צריכים לעשות ועוד לא עשיתם, כדי לסגור מול כל לקוח ולקוח.
אינטגרציה, גיבוי וניידות
פן חשוב לבחינה בעת בחירת מערכת CRM הוא כל הנושא הטכני: אינטגרציה למערכות הקיימות שלכם, גיבוי כדי לוודא שאף פיסת מידע לא בסכנת היעלמות, וניידות, שתאפשר לכם להשתמש במערכת מכל מקום ובכל זמן. הפתרון המתבקש לגיבוי תדיר בזמן אמת הוא כמובן עבודה על מערכת שמחוברת לענן. מערכת CRM שמחוברת לענן תאפשר למשתמשים להתחבר אליה מכל מקום ובכל זמן. יתרון נוסף שלה הוא הניטור הקבוע שמבטיח שכל קילוביט של מידע שעבר בו, נמצא על השרת.
כאשר אתם ניגשים לבחור מערכת חובה לוודא שאכן המערכת מאפשרת התחברות מכל מכשיר נייד, טאבלט או כל חומרה אחרת ושכל המידע שעובר בה מגובה לטובתכם ויהיה זמין לשליפה במידת הצורך. מבחינת אינטגרציה, קחו בחשבון שיש לכם לא מעט מידע מפוזר בכל מיני מערכות: האאוטלוק או המייל, ה WhatsApp, קבצי אקסל, אתם רוצים לעבוד עם מערכת שתדע לעשות אינטגרציה ולשאוב את כל המידע החיוני הזה בלחיצת כפתור. אין שום סיבה שתצטרכו לעבוד קשה כדי להזין את כל המידע, תנו לטכנולוגיה לעבוד בשבילכם.
כזו מערכת למשל היא ה Dynamics 365 או כמו שמכנים אותה, Microsoft CRM. מוצר הנצרך על ידי עסקים בכל הגדלים ובכל העולם ומוכיח את עצמו כיסודי, אמין וחדשני. כדאי לשקול עבודה עם מערכות שמתממשקות עם המערכת של מייקרוסופט.
