כל בעל עסק ו/או מנהל פרויקט מכיר את הצורך להתמודד במקביל עם ריבוי המשימות, חלוקתן לאנשי הצוות, המעקב אחר ביצוע כל אחת מהמשימות והמעקב אחר התפתחות הפרויקט. עבודה מסודרת, באמצעות מערכת CRM לניהול משימות תסייע לכם ולכל הצוות להישאר מסונכרנים, פרודוקטיביים ולעמוד בלוח הזמנים.
עם מערכת CRM לניהול משימות תוכלו לעבוד חכם יותר ולהגדיל את התפוקה, בלי לעבוד יותר.
מהו ניהול משימות?
בצורתו הבסיסית ביותר, ניהול המשימות הוא תהליך של ניהול כל משימה באמצעות מחזור החיים שלה – החל משלב התכנון, הבדיקה והמעקב, ועד שלב הסיום והדיווח על התוצאות.
ניהול המשימות כולל למעשה את כל ההיבטים של המשימה: סוג המשימות, תיעדוף המשימות, משך הזמן של כל משימה, המשאבים האנושיים והמשאבים הכלכליים הדרושים לה וכו'.
בנוסף, מחקרים רבים מצאו שפירוק פרויקטים ואבני דרך למשימות ספציפיות יכולות להוות מנוע עשייה עצום: כשהחוקרים טרזה אמביל ((Teresa Amabile וסטיבן ג'יי קרמר (Steven J. Kramer) בחנו את כל הפרמטרים שגורמים לצוותים גדולים להצליח, הם מצאו כי: "מכל הדברים שיכולים להעצים את הרגשות, המוטיבציה ואת התחושות במהלך יום עבודה, הפרמטר החשוב ביותר הוא ההתקדמות המשמעותית בעבודה".
מערכת CRM טובה, או תוכנה לניהול משימות היא הכרחית לצורך ארגון, הקצאה, מעקב ודיווח על ניהול פרויקטים וביצוע משימות. לא רק שבמערכת מרוכז כל המידע שלכם במקום אחד וגלוי לכל הצוות, אלא היא גם תאפשר לכם לראות בכל זמן נתון את המשימה הנוכחית שעליה עליכם לעבוד ובמקביל את קצב התקדמות הפרויקט, כך שתוכלו לעקוב אחר ריבוי משימות ולחסוך משאבים וזמן יקר.
איך לבחור באיזו תוכנת ניהול משימות להשתמש?
בשוק קיימות היום לא מעט אפשרויות, אך בבואכם לבחור מערכת CRM לניהול משימות שתהיה הטובה ביותר עבורכם, מומלץ מאוד לבחור מערכת גמישה, שמותאמת אישית לצרכים של העסק שלכם ולא פחות חשוב מכך – שממשק הניהול שלה יהיה פשוט וקל לתפעול, בדיוק כמו מערכת ה-CRM Dynamics 365 בית מייקרוסופט.
מהי מערכת CRM Dynamics 365?
מערכת CRM Dynamics 365 היא מוצר מבית מייקרוסופט, המאפשר לכם לנהל בצורה ממוחשבת ופשוטה את כל המידע הקשור לעסק במקום אחד.
בכל אחד מהמודולים של המערכת, קיימת גם פונקציה לניהול משימות שבאמצעותה אתם יכולים לנהל במקביל את המשימות שלכם, את המשימות הקבוצתיות ואת המשימות האישיות של כל אחד מחברי הצוות.
העובדה שמדובר במערכת מבית מייקרוסופט הופכת אותה ליעילה ופשוטה אפילו יותר, שכן המערכת מסונכרנת עם הכלים השונים מבית מייקרוסופט והעבודה עליה מתבצעת בדיוק באותו אופן של העבודה הרגילה – אין צורך ללמוד ולהסתגל לטכנולוגיה חדשה.
יתרון נוסף הוא שהמערכת לניהול משימות מסונכרנת גם לאאוטלוק כך שלכל אחד מהגורמים שמטפלים במשימה מסוימת, קופצות תזכורות ביומן הממוחשב שלו, כך שהסיכוי לשכוח משהו קטן מאוד.
איך עובדת המערכת לניהול משימות Dynamics 365?
המערכת מאפשרת למנהל הפרויקט ו/או לבעל העסק "לפרק" כל פרויקט למשימות ספציפיות ולעקוב בכל רגע נתון אחר סטטוס המשימות באופן כללי ולפי הגורמים המטפלים (מה ביצע כל אחד מאנשי הצוות, מתי, על מה הוא עובד עכשיו וכו'):
משימות אוטומטיות – בשלב שבו מתאימים את מערכת ה-CRM לעסק ולצרכיו, ניתן לקבוע מראש הגדרה אוטומטית של משימות. כך למשל להגדיר שבכל פעם שמתקבל ליד במערכת, תפתח משימה אצל מנהל צוות המכירות לנתב את הליד לאיש המכירות הרלוונטי, או לחילופין תפתח משימה ליצירת קשר טלפוני ישירות אצל איש המכירות.
משימות משתנות – מנהל הפרויקט ו/או בעל העסק יכולים להגדיר מספר בלתי מוגבל של משימות לכל פרויקט, כשההגדרה עצמה מתבצעת בשתי לחיצות פשוטות: ניסוח המשימה והגדרה של תאריך התחלה, תאריך יעד לסיום וגורם מטפל. כך למשל ניתן לנהל באמצעות המערכת משימות בק אופיס (להעביר את רכבי החברה טסט למשל), משימות הקשורות לטיפול והכנת תיקים ללקוחות קיימים, משימות לטיפול בקריאות שירות מלקוחות קיימים וכו'.
משימות מחזוריות – המערכת לניהול משימות Dynamics 365 מאפשרת בנוסף להגדיר גם משימות מחזוריות, שתפתחנה באופן אוטומטי בכל פעם מחדש. כך למשל בכל שנה לפני פסח תפתח משימה לארגן הרמת כוסית.
משימות מתוזמנות – את מערכת ה-CRM לניהול משימות ניתן לתכנן כך שתגדיר אוטומטית משימות מתוזמנות בהתאם לסיום משימות אחרות של אנשי צוות אחרים. כך למשל כאשר הקופירייטר יסיים את משימת כתיבת המודעה שלו, תפתח אצל המעצב הגרפי משימה להתחיל לעצב את המודעה.
מעקב וניהול הפרויקט
ברגע שמשימה חדשה מוגדרת ונפתחת במערכת (אוטומטית או ידנית) נשלח חיווי לגורם המטפל ובמקביל, היא מתווספת למסך המשימות הראשי (To Do List), שבו מוצגות כל המשימות שאותן יש לבצע באותו יום/שבוע/חודש.
הגורם המטפל שמקבל בזמן אמת את התזכורת למשימה שעליו לבצע, בין אם הוא במשרד ובין אם הוא מחוץ למשרד, יודע בדיוק מה עליו לעשות ולאחר שהוא מסיים את ביצוע המשימה הוא מסמן עליה "וי".
באופן כזה, יכול מנהל הפרויקט לעקוב במדויק אחר המשימות שבוצעו, לדחות משימות שהתעכבו או להיעזר בעובד אחר אם הוא רואה שאיש הצוות המוגדר לא מספיק. בנוסף לכך, המערכת מסכמת באופן אוטומטי את משך הזמן שארך ביצוע כל משימה, כך שהמנהל יכול לעקוב אחר משך הזמן שהושקע בפרויקט כולו ובכל אחת מהמשימות, ובהתאם לייעל את העבודה ו/או לחייב את הלקוח.
לסיכום,
אין ספק כי מערכת לניהול המשימות היא בעלת חשיבות רבה להצלחת הפרויקט ולהגדלת התפוקה של העסק, אך כדי למצות את הפוטנציאל באופן המרבי, חשוב לבחור במערכת גמישה שמותאמת לצרכי העסק ומבוססת על מערכת הפעלה מוכרת ופשוטה.
