מערכת CRM ממוחשבת שמותאמת לצרכים הספציפיים של מתווכי נדל"ן מניב, מאפשרת ניהול אפקטיבי של כל המידע ומגדילה משמעותית את הסיכויים לסגירת עסקאות.
כל מי שעוסק בתחום התיווך של נדל"ן מניב (משרדים, מפעלים, מרכזי פיתוח וכדומה), מכיר את התחרות הגדולה ואת החשיבות הרבה שיש לניהול נכון של מאגר המידע ול"מירוץ נגד הזמן".
תיווך למגזר העסקי שונה מתיווך למגזר הפרטי, שכן בו נדרשים המתווכים להבין את כלל צרכי הלקוח, לראות את התמונה הרחבה של המצב (היצע וביקוש) ולדעת לסנכרן בין הדברים על מנת למצוא את הנכס המתאים ביותר לצרכים.
היות שסגירת עסקת תיווך של משרדים, היא תהליך שאורך לרוב מספר חודשים ולעיתים אף מספר שנים – המתווך שנמצא עם היד על הדופק, שמכיר את הנכסים השונים באזור, שמנהל מאגר זמין של אנשי קשר גם בחברות המסחריות וגם בנכסים ושומר איתם על קשר רציף, שנמצא במעקב על הנכסים השונים (מה פנוי, מה עתיד להתפנות, מה דורש שיפוץ וכו') – הוא בעל הסיכוי הגדול ביותר לסגור את העסקאות האלה.
הצרכים הייחודיים של מתווכי נדל"ן מניב
שוק הנדל"ן המניב מתחלק בין נכסים קטנים (משרדים) לנכסים גדולים (מפעלים, מרכזי פיתוח וכו'), כאשר גם את תחום המשרדים ניתן לחלק למשרדים קטנים (בד"כ בין 100 ל-300 מ"ר) ולמשרדים גדולים (בד"כ בין 400 ל-700 מ"ר).
כאשר חברה מחפשת נכס לקנייה או להשכרה, נלקחים בחשבון פרמטרים רבים מעבר לגודל הנכס עצמו, כגון בחינת הכדאיות של המיקום, רמת הנגישות לעובדים, מצב התחזוקה של הנכס (האם נדרש שיפוץ ובאיזו רמה למשל) וכו'.
תפקידו של המתווך, שנמצא בין הלקוח שמחפש נכס לבעל הנכס שמעוניין להשכיר/למכור אותו, היא לסייע לשני הצדדים לממש את העסקה ולשם כך עליו למפות את הנכסים המתאימים מתוך רשימת הנכסים שבידיו, להמליץ על הנכסים הרלוונטיים ובמידת הצורך גם להמליץ על קבלני משנה (למשל חברת שיפוץ)
ברוב הגדול של המקרים ישנם מספר משרדי תיווך שמחפשים פתרון עבור הלקוח, כך שהתנהלות לא מתועדת ולא מסודרת (למשל בקבצי אקסל שונים), עלולה להוביל לכך שדברים יפלו בין הכיסאות ולגרום להפסד של העסקה.
מערכת CRM לתיווך נדל"ן מניב, שמאפשרת לרכז את כל המידע במקום אחד ולפלח אותו בהתאם לצורך, לנהל קשר ארוך טווח רציף ויציב עם כל הגורמים, ולקבל תמונה רחבה ועדכנית של ההיצע אל מול הביקוש – מונעת את הבעיה ומעלה משמעותית את אחוז סגירת העסקאות.
מהי מערכת CRM לתיווך נדל"ן מניב?
מערכת CRM לתיווך נדל"ן מניב מאפשרת לנהל במקום אחד ובזמן אמת, את כל הפרמטרים הרלוונטיים גם באשר לחברות שמחפשות נכס וגם באשר להיצע הנכסים, תוך ביצוע התאמה בין הביקוש (לידים) לנכסים הפנויים, ניהול התהליך ושימור הלקוחות לאחריו.
ניהול מאגר נכסים באזור
רוב חברות תיווך המשרדים והנדל"ן העסקי מתרכזות בנישה אזורית ספציפית (כגון תל אביב, פארק המדע ברחובות, פארק התעשייה בנס ציונה וכדו'), כאשר תפקידם של המתווכים הוא להסתובב בשטח, להיות בקשר עם בעלי הנכסים העסקיים המניבים באזור ובקשר עם מנהלי הנכס (חברות ניהול, אב הבית וכו'), לדעת ולהתעדכן לגבי נכסים פנויים ונכסים שעתידים להתפנות וכו'.
כל מאגר המידע באשר לנכסים האלו נשמר בצורה מסודרת בתוך מערכת ה-CRM נדל"ן מניב, ומנוהל באמצעות המאפיינים הספציפיים לכל נכס – מיקום, שטח, סטטוס (האם הנכס פנוי וזמין באופן מיידי, האם הוא עתיד להתפנות, באיזה תאריך וכו'), פרטי הקשר של בעלי הנכס, פרטי הקשר של מנהל הנכס, מצב הנכס (חדש, ישן, זקוק לשיפוץ וכו') ועוד.
באמצעות המערכת יכול המתווך לנהל ערוץ קשר קל ומהיר מול רשימות תפוצה שונות. כך לדוגמה, לשלוח מידע מסוים לכל מנהלי בנייני המשרדים במרכז ת"א (למשל לעדכן אותם שיש לקוח שמחפש נכס באזור ולשאול אם הם מכירים ויודעים על משרד פנוי).
ניהול לידים ומעקב אחר לקוחות פוטנציאליים
מערכת ה-CRM נדל"ן מניב מרכזת לתוכה את כל הלידים הנכנסים מחברות ועסקים שמחפשים נכסים פנויים, ובלחיצת כפתור יודעת לבצע בדיקת התאמה בין הביקוש לנכסים הפנויים שנמצאים במאגר. בצורה כזו מקבל המתווך בזמן אמת, תמונה רחבה וממוקדת על ההיצע המתאים ביותר לביקוש.
כך למשל אם נכנס ליד של חברה שמחפשת נכס באזור בגודל מסוים, שמתפנה בתאריך מסוים – המערכת תדע לקשר את הנתונים שהוזמנו בליד עם נתוני הנכסים השמורים במאגר, לאתר את הנכסים שעונים על הדרישות שהוזנו בליד, להתריע עליהם ולהציג אותם בפני חברת התיווך.
המערכת יודעת לתת מענה לכל התהליכים הדרושים, בדגש על פשטות התפעול שלה ובתוכה – תיעוד שיחות טלפון, משימות עתידיות, פגישות שנקבעו עם לקוחות (תוך סנכרון עם היומן), שליחת הודעות סמס לפני או אחרי פגישה וכו'.
בנוסף מאפשרת המערכת להפיק דו"חות בזמן אמת של לידים שנכנסו (עסקות פוטנציאליות), פילוח נכסים פנויים על פי אזור גאוגרפי, פילוח של שטחים פנויים או שעתידים להתפנות בקרוב באזור מסוים, נכסים שעתידים להתפנות במהלך טווח זמן מוגדר (בשנת 2019 למשל) באזור מסוים, רשימות של אנשי קשר בנכסים משמעותיים וכו'.
ניהול כל אחד מהנכסים באופן פרטני
תפקידו של המתווך אינו מסתיים רק בזיהוי הנכסים הפוטנציאלים המתאימים ללקוח, וגם לאחר שיש בידיו תמונה רחבה של ההיצע המתאים, עליו לבצע פעולות נוספות מול הצדדים (סיורים בנכס למשל).
מערכת ה-CRM נדל"ן מניב מנהלת בנוסף לתמונה הכוללת, גם את הנתונים באשר לכל ליד ונכס באופן פרטני.
כך למשל אם המתווך ביצע ללקוח סיור בנכס ספציפי, ובאותו סיור הלקוח ראה גם נכס נוסף שעשוי להיות רלוונטי עבורו – הוא יכול בכל רגע נתון להיכנס למערכת ולראות מה הציע ללקוח, באילו נכסים סייר, מה הסטטוס של כל אחד מהנכסים שבהם סייר (גם מבחינת ההתעניינות של לקוחות פוטנציאלים אחרים באותו נכס), להתריע בפני הלקוח כאשר עליו לקבל החלטה לפני שמישהו אחר יתפוס את הנכס וכו'.
מעקב אחר תהליך ההתקשרות בין הלקוח לבעל העסק
המערכת מאפשרת למתווך לעקוב ולנהל גם את תהליך ההתקשרות בין הלקוח לבעל הנכס המניב, על מנת לסייע לשני הצדדים ולהוביל לסגירת העסקה. כך למשל אם מדובר בנכס הזקוק לשיפוץ – יכול המתווך להוציא מהמערכת רשימה של קבלני שיפוץ מומלצים, לשלוח להם הודעה, לבקש הצעת מחיר ולהגיש לצדדים (הלקוח ובעל הנכס) את ההצעות השונות וההמלצות שלו.
שימור לקוחות לאחר שהנכס מושכר/נמכר
מכיוון שתחום התיווך של נדל"ן מניב הוא תחום דינאמי ומשתנה, יש חשיבות רבה לשימור הקשר עם הלקוחות גם לאחר שכבר שכרו את הנכס.
מערכת CRM נדל"ן מניב מסייעת למתווכים לנהל גם את תחום שימור הלקוחות, באמצעות התרעה מוקדמת לפני תום החוזה למשל ("שים לב לדבר עם הלקוח/ לבקר בנכס" וכו').
שימוש במערכת CRM לתיווך נדל"ן מניב לשיווק פרויקטים נדל"ניים
מעבר לתיווך של נכסים קיימים, חלק גדול מחברות התיווך עוסק גם בשיווק של פרויקטים נדל"ניים ומערכת CRM לתיווך נדל"ן מניב מעניקה מענה גם בתחום הזה, שבו זמן התגובה הוא משמעותי במיוחד.
כך לדוגמה: יזם בונה בת"א מגדל משרדים בן 40 קומות, הבנייה עתידה להסתיים בשנת 2022, ועד אז 80% מהמשרדים אמורים להימכר (על מנת לדאוג לתזרים של הפרויקט). בד"כ במקרה כזה היזם מפקיד בידי משרד התיווך חלק מהשטח, על מנת שיפרסם את הנכסים שבו (למשקיעים פוטנציאליים, לבעלי עסקים שמחפשים נכס עתידי וכו') ויסייע לו לסגור את העסקאות מראש.
המתווך שמשווק את הפרויקט מפרסם קמפיין במדיות הדיגיטליות, הלידים שמתקבלים נכנסים באופן אוטומטי ישירות למערכת ה-CRM, המתווך מקבל על כך התראה בזמן אמת ויכול להגיב במהירות (כשהליד עדיין "חם").
לסיכום,
מכיוון שבתחום תיווך הנדל"ן המניב בכלל ובכל מה שקשור לקמפיינים דיגיטליים בפרט – ככל שזמן התגובה מהיר יותר, כך גדל הסיכוי לסגירת העסקה – יש חשיבות רבה לעבודה עם מערכת CRM ממוחשבת שמותאמת לצרכים הספציפיים של מתווכי נדל"ן מניב (שמעבר לניהול הלידים, מנהלת גם את מאגר המידע של הנכסים ויודעת לפלח בזמן אמת ולהתריע על התאמה בין הביקוש להיצע).
